銀行口座という信頼できる情報に基づいた口座振替決済は数ある決済手段の中でも、確実に現金の管理が行える手段として、事業者だけでなく個人事業主としても導入したい決済方法と言えます。
特に銀行口座による取引をすでに行っているものの、手動や人力で双方の手間が増えてしまったり、うっかりミスやヒューマンエラーによって遅延や入金遅れ、入金忘れなどが発生するリスクにお悩みであれば,口座振替決済の導入は非常に効果的です。
今回は口座振替決済に関する仕組みや導入する手続きと流れ、導入するメリットやリスクと対応方法、そして他の決済手段との違いについて詳しくお話ししていきます。
口座振替決済とは？仕組みから利用方法まで解説
口座振替決済とは、顧客の銀行口座から指定日に自動で代金を引き落とす仕組みです。具体的には毎月、もしくは指定した期日や一定のタイミングで、決まった金額やシステム的に自動で請求した金額が、一定の期日に支払う側の銀行口座から引き落とされるようになっています。
日本国内においては、銀行口座を作成するのに一定の個人情報が必要であり、厳格な本人確認（犯罪収益移転防止法等）により不正な口座開設は困難で、口座情報の信頼性は比較的高いと言えます。そのため、銀行口座自体の信用性は高く、請求する側も支払う側も安心できるお金のやり取りの手法と言えます。
だからこそ、キャッシュレスが普及した現代においても、口座振替決済が他の決済手段に置き換わることなく利用されているとも言えるでしょう。
それぞれ順に解説いたします。
口座振替決済を活用するのに適した場面
口座振替決済を活用するのに適した場面として、「一定の期間で必ず支払う必要がある」ことが前提としてあげられます。一番わかりやすいのは、水道光熱費も含めた公共料金、税金、携帯電話やインターネットの通信料、最近で言えばサブスクリプションの支払いなど、実際にご自身が支払っているものを想像するとわかりやすいでしょう。
その他にも家賃やクレジットカードの支払いも含めて、「支払いが遅延することで信頼を損ねる」ような決済も口座振替が向いています。また、クレジットカードを持っているけれども安易に使いたくない、もしくは使いすぎのために作っていない方でも、銀行口座さえあれば決済できる口座振替決済を任意で選びたいという場合にも役立つでしょう。
特に昨今ではキャッシュレス決済が普及していることもあり、慣れている方であればさまざまな決済手段を利用できます。しかし、年齢や属性問わず「なるべく、現金で支払いたい」という需要はあるため、口座振替決済という決済手段を用意しておくことは、事業者や個人事業主としても必要であると覚えておきましょう。
口座振替と自動引き落としは名称が違うだけで仕組みは同じ
「口座振替と自動引き落としは何が違うの？」と悩まれる方もいらっしゃるかもしれません。結論から言えば口座振替（自動引落し）は実質同義で、公共料金や通信料金の支払い方式として広く使われています。例えば公共料金や税金などの引き落としなどと同じだと考えるとわかりやすいでしょう。
なぜ口座振替や自動引き落としが必要かとすれば、銀行口座を用いた取引は安全ではあるものの手間がかかるのが理由と言えます。銀行口座にお金が入っていても、口座振替や自動引き落としの設定をしていなければ、支払いの際にその都度、銀行やオンラインバンキングで手続きをしなくてはなりません。
また、請求する側としても領収書を送り、期日までに支払われるかをチェックしたり、実際に誰からどの金額が振り込まれたかをチェックしたりするのも大変です。口座振替も自動引き落としも、請求する側と支払われる側の決済を簡便にするためには欠かせない仕組みと言えるでしょう.
事業者が導入する手続きと流れを確認しよう
口座振替決済のための最初のステップは、銀行などの金融機関、もしくは決済代行会社と契約を結ぶことから始まります。口座振替決済は、銀行口座という直接的に現金が影響する決済の仕組みであるため、必ず所定の契約手続きが必要であり、事業所としての会社情報、取引内容、そして信頼性なども含めて、口座振替決済が可能かどうかの審査が行われるのが一般的です。
特に日本国内においては、決済関連の審査は厳しく、悪質な事業者による被害を防ぐためにも、簡単には通過できないようになっています。そのため、審査を通過して口座振替決済が導入できる時点で、事業者として一定の信頼性や安心感を得ることにもつながるでしょう。
また、口座振替決済の契約を申し込む際、手数料や入金サイクルなどを確認することは重要です。自社の事業活動においてどのような影響があるかを精査しながら、手続きを進めていくことが大切です。
口座振替決済の契約が完了した後、次は顧客口座の情報を登録するステップに入っていきます。既存の顧客、もしくは新規顧客に対し、口座振替依頼書を送付したり、必要に応じて訪問したりするなどして、口座振替決済をすることに相違がないか、同時に事業者と顧客としての契約を適切に結んでいくことが大切です。
特に今までは双方が手動や人力によって、請求書の発行や振込を行っていた場合、新しいやり方に変更するタイミングでは時間と労力が必要になることもあります。口座振替決済を利用するかどうかの確認も必要ですし、口座情報の登録や書類のチェックなどにも時間がかかります。口座振替決済の場合は直接的にお金が動く仕組みであることから、情報の誤りがそのまま信頼を失うことになる可能性もあるため入念に進めていくべきステップとも言えるでしょう。
口座振替決済を導入し、顧客情報の登録が進んだら、次は請求データを送信する段階に入ります。顧客に合わせて毎月のデータを金融機関や決済代行会社に送信し、振替のための電子的な手続きを行うステップであり、顧客情報の登録と同様に慎重に行っていくべき段階です。請求データが間違っていた場合、顧客に過剰な請求をして自動で引き落とされてしまうことや、少なく請求してしまうことで再度請求するといったようなことが発生するため注意しなくてはなりません。
また、前のステップである顧客情報の登録でミスがあると、正常に処理が実行されない、引き落としが失敗しするといったようなことも考えられます。そのため、可能な限り顧客管理や経理関連の事務処理においては、DXの推進を進め、限りなく人力の作業を少なくし、適切なチェックで正確なデータを扱えるようにする必要もあるでしょう。せっかく口座振替決済を導入したのに、信頼性を高めるどころか下げてしまう可能性もあるため、口座振替決済のタイミングでは、業務体制の改善も進めていくことをおすすめします。
顧客の口座情報や取引内容に合わせて請求データを送信したら、次は実際に引き落としされたかの結果を確認するステップに入ります。顧客情報が正しく、請求書の内容も誤りがなかったとしても、何らかの理由で正常に引き落としされない、または正常に引き落としされて入金を確認する段階です。同様に引き落としされた結果が本当に正しいのかを精査する段階とも言えます。
実際に事業者側として正しい顧客情報、正しい請求書情報であったとしても、顧客側の誤りや手続きミスといったようなことも考えられます。同じく事業者側の勘違いやミスが発生する可能性もあるため、無事に引き落としされ、入金されたとしても必ず確認しなくてはなりません。
ただし、人力や手動での事務処理ではなく、顧客情報や請求書データをシステム的に管理している場合は、正確な情報によって処理が実行されるため、労力の負担が少なく済みます。そのため、事業形態に合わせて、顧客情報の管理、請求書情報の管理、そして結果のチェックができるシステムの導入も前向きに検討する必要があるでしょう。
中小EC事業者は代行サービスに任せるのが一般的
「口座振替決済は思ったよりも労力の負担が大きい」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。実際に中小のEC事業者、同じく中小企業の場合は代行サービスに任せるのが一般的であり、一部の業務をアウトソーシングすることで、口座振替決済の導入と経理関連の労力の負担を軽減しています。本業の事業活動に専念できるという意味でもあり、アウトソーシングによって開いたリソースをコアな業務に割り当てられます。
口座振替決済の導入と同時に、顧客管理と経理業務のDX推進を実現していくという視点で進めていくことが重要であるため、特に顧客管理や経理関連の労力に負担を感じている場合、もしくはヒューマンエラーなどでクレームが頻発している場合にはさらに効果があるでしょう。
結果として代行サービスに任せることで、事業者としての安定性と成長のための余裕が生まれるようになり、右肩上がりで事業活動を進められるようになるのです。
口座振替決済を導入することで得られる主なメリット
次に、口座振替決済の導入を前向きに検討、口座振替決済を導入することで具体的にどのようなメリットが得られるのか、事業者として導入すべきかの判断材料とすべき情報を把握しておきましょう。
上記が口座振替決済を導入することで得られる主なメリットです。それぞれ詳しく解説していきます。
毎月数千件から数万件の振込がある事業者はコスト削減効果に期待
口座振替決済を導入するメリットとして、毎月数千件から数万件の振込がある事業者は時間や労力などのコストを大幅に削減する効果があることがあげられます。特に既存の古いシステム、もしくは業務手順で作業している場合に効果的であり、「DXの推進の波に乗り遅れてしまった」というような状況の改善にもつながるでしょう。
同様に振込手数料を負担している場合など、金額や件数が多ければ多いほどそのコストも膨大なものになります。同じく請求書を受け取った支払う側、すなわち顧客が振込手数料を負担していた場合においても、今まで発生していた振込手数料や振込手続きに関する負担が少なくなるため、口座振替を前向きに検討してくれる可能性も高いです。
口座振替決済が労力、時間、手数料などお金も含めた削減効果は非常に高いものであり、経理関連の事務処理に悩まされていた場合に役立つことは間違いないでしょう.
入金確認が自動化され未回収管理が効率化する
口座振替決済を導入するメリットとして、入金確認が自動化されることで、未収金の回収管理が効率化できることもあげられます。特に顧客数や取引数が多い場合において、入金のチェックと入金の遅延、それに伴う連絡や催促などを人力で行うのは非常に大変ですが、未収金の管理にのみ集中できるようになるため、労力や時間の負担が大幅に削減できるようになるのです。
特に古いシステムを利用している場合、もしくは一部をエクセルや紙の帳簿で管理している場合などに効果的であり、リソースが開くことで会社内の優秀な人材や長く勤めている方を別の業務に従事してもらうことも可能になります。同時に、人力の事務処理という労力の負担が軽減されていくことで、職場環境の改善にもなり、離職率の低下や定着率の向上も期待できるのもメリットです。
自動処理で支払い忘れを防げるから継続利用が安定する
口座振替決済を導入するメリットとして、自動処理で支払い忘れを防げるようになり、継続利用が安定することもメリットと言えるでしょう。結果として未収金の管理などの業務も発生しにくくなるため、人力や手動の事務処理で生じやすいうっかりミスやヒューマンエラーの低減にもつながります。
特にアナログな手順で事務処理を行っている場合、事業者側と顧客側の両方でミスが生じやすいこともありますし、悪意のないミスであっても定期的に発生すれば双方に小さな負担が積み上がってしまうことは否めません。
口座振替決済の最大のメリットと言える点でもあるため、自動化によって正確な事務処理が実行され続けること、事業者と顧客の両方の負担が減ること、顧客としても安定的に商品やサービスの恩恵を受けられることなど、顧客との良好な関係維持にもつながり、者としての信頼性や安心感、そして高い評価を得ることも期待できるようになるでしょう。
口座振替決済を導入する際のリスクと対応方法を紹介
次に、「口座振替決済のメリットは把握したが、デメリットやリスクは？」と慎重に検討されている方のために、具体的にどのようなリスクがあるのかご紹介していきます。
上記は口座振替決済で想定されるリスクやデメリットに感じる点です。それぞれの具体的な内容や対応方法について一つひとつ見ていきましょう。
残高不足による未払いリスクは督促と再引き落としで対策できる
口座振替決済のリスクとして、顧客側の銀行口座が残高不足になっている場合に未払いとなってしまうことがあげられます。事業者側としては、商品やサービスの提供によってその対価を得ることで事業活動を継続するのが前提であるため、一部でも未払いの状況が発生してしまうと安定的な事業活動を行っているとは言えません。
ただし、残高不足による未払いリスクは、システム的な催促と再引き落としで対策できます。むしろ、口座振替決済を導入することで、銀行口座による取引関連の業務が自動化されるため、時間や労力の負担も軽減されるメリットの方が強いです。同様に目視によるチェックで、悪意のない未払いを見逃してしまう可能性も低くなるため、双方のうっかりミスやヒューマンエラーによる未遂の損を防げるようになるでしょう。
利用者が勝手に引き落とされる不安は通知や明細確認で解消できる
口座振替決済のリスクとして、顧客側、すなわち利用者側が勝手に引き落とされる不安があげられます。もちろん、銀行などの金融機関や代行サービスを利用している場合、そもそも審査があるために悪意のあるような引き落としがシステム的にもなされることはありませんが、利用者側とすれば「自動で引き落としをされてしまう」という状況に不安を感じることは仕方がないでしょう。
そのため、事業者側としても信頼できる金融機関や代行サービスを利用しているということを明示し、利便性とともに安全性が高まるということを伝えること、同時にシステム的に通知や明細で確認できるようにすることで十分対策が可能です。顧客管理や経理関連のシステムは充実すれば、会員制のオンラインサービスやマイページなどの提供もできるようになるため、将来的に顧客満足度の向上に向けた取り組みもできるようになっていくでしょう。
口座情報の誤登録や二重引き落としはシステム管理で防げる
口座振替決済のリスクとして、口座情報の誤登録や二重引き落としによるリスクがあげられます。対策としては口座振替決済の導入時に、顧客管理と経理関連のシステムを刷新していくことで、システム的な管理の強化によって防ぐことが可能です。特に口座振替決済に関するシステムは、金融機関や代行サービスも含めてセキュリティ管理だけでなく、安定的かつ安全に運用できるように構築されています。
そのため、従来のアナログな手法で銀行口座を用いた取引をしていくよりも確実であり、同時に正確で安全な取引の実現が可能になるのです。現実問題として、口座情報のご登録や二重引き落としが頻発するといったようなことはニュースになることはありません。もちろん、サイバー攻撃なども含めて一過性の情報で目にすることはあっても、決済関連のシステムは強固で安全であるというのは間違いないということも覚えておきましょう。
口座振替決済と他の決済手段の違いを解説
次に、「口座振替決済を前向きに検討しているが、そもそも他の決済手段はどうなんだろうか」とお悩みの方のために、その他の決済方法として口座振込、クレジットカード、オンライン決済の3つの支払い方法との違いを解説していきます。
それぞれ順に解説いたします。
口座振替と口座振込は自動か手動かで違いがある
口座振替と口座振込は、どちらも銀行口座による取引ですが、口座振替は自動、口座振込は手動である点が大きな違いと言えるでしょう。特に口座振込は利用者である顧客側に手続きをしてもらう必要があるため、銀行取引という安全性は高いものの決して利便性が高いとは言えません。
もちろん、昨今ではオンラインバンキングも充実しているため、パソコンやスマートフォンに慣れている方であれば、手間を感じにくいことも考えられます。しかし、パソコンやスマートフォンに不慣れな方、もしくはクレジットカードなどを利用したくない方の場合、事業者側が口座振替決済を導入することで、顧客側に手間を通らせることなく、安心安全な決済によって信頼性の向上にもつながるようになるでしょう。
口座振替とクレジットカードは支払い方式が異なる
口座振替とクレジットカードの違いは、どちらも自動で決済ができる仕組みではあるものの、銀行口座にある現金か、クレジットカード会社の立て替えによる後払いという部分が大きな違いと言えるでしょう。ただし、クレジットカードの場合は事業者側が一定の手数料を支払う必要があり、商品やサービスの売り上げが目減りしてしまうというデメリットがあります。
もちろん、口座振替決済においても一定の手数料は発生しますが、クレジットカードの場合は金額に対するパーセンテージであることを考えると、金額や取引数が増えれば増えるほどマイナスになってしまうということは否めません。顧客や利用者側の利便性は高い決済方法ではありますが、口座振替決済に切り替えていくことで、大切な利益の確保になるという考え方も知っておいてください。
口座振替とオンライン決済は利用環境が大きく違う
口座振替とオンライン決済は、どちらも顧客側、利用者側からすれば商品やサービスに対する支払いを行うということは共通しているものの、事業者側としても顧客側としても利用環境が大きく異なる点が違いと言えるでしょう。
口座振替の場合は、毎月、もしくは一定の期間に対して、決められた期日に口座から引き落としが行われる仕組みです。そのため、定期購入や公共料金のような支払いに向いている決済方法と言えます。対してオンライン決済の場合は、もちろんクレジットカードなどで定期購入をするようなこともできますが、電子マネーやQRコード決済も含めて、その都度、リアルタイムに支払いを行うことに特化している決済方法です。
商品やサービスが1回限りであればオンライン決済の導入も前向きに検討し、定期的、もしくは継続的な取引が想定される場合は口座振替決済を導入するなど、事業活動の内容や顧客の利用シーンに合わせて、両者を使い分けることを検討してみてください。
口座振替決済に関するよくある質問
最後に、口座振替決済を導入した方、もしくは導入を検討されている方のよくある質問を2つご紹介します。
- 引き落とし金額を間違えてしまいました。途中で変更できますか？
-
引き落とし金額の間違いに気づいたタイミングによって異なります。例えば、顧客の口座からすでに引き落としされ、入金されてしまった状態から変更することはできません。同様に請求データに基づいて、顧客側の銀行に処理のデータが届いている場合も、難しい可能性があります。
ただし、請求データの変更可否は、金融機関・代行会社の“データ締切”前かどうかで決まります。締切後や引落し後は返金・相殺などで対応します。詳細については、口座振替の契約をした金融機関、もしくは代行サービスに問い合わせてみてください。どのタイミングの場合においても、顧客に対して速やかに説明や連絡を行うこと、事後の対処を行うことで、信頼性を損ねずに解決につながっていくでしょう。
- 残高不足や引き落とし失敗時の対応方法はどうしたらいいでしょうか？
-
指定した期日に残高不足、もしくは他の理由で引き落としが失敗した時、まずは契約した金融機関や代行サービスから、どのような処理が行われ、どのような結果通知が来ているかをまずは確認してみてください。顧客によっては期日の当日に引き落とし口座に入金をする場合もありますし、うっかり忘れてしまうこともあるため、残高不足の場合は確認と督促を行っていくことが大切です。
残高不足以外での引き落とし失敗の場合、事業者側のミス、もしくは顧客側の登録情報の誤りなどが考えられるため、しっかりと状況を確認した上で、未収金が発生しないように対処していきましょう。どのケースにおいても、状況を把握した時点で迅速に対応していくこと、感情的にならないように注意しながら、企業として適切な対応をしていくことが重要です。
口座振替決済の導入を考えているならネクストハンズ
今回は、口座振替決済の仕組みや導入手続きの流れ、導入によるメリットやリスクとその対応方法、さらに他の決済手段との違いについて詳しく解説しました。
口座振替決済を導入することで、安定的かつ労力の負担を少なく、商品やサービスの対価を受け取ることが可能です。「口座振替決済の導入を前向きに検討している」とお考えであれば、是非とも株式会社ネクストハンズにご相談ください。
口座振替決済だけでなく、その他の決済方法についても導入が可能であり、EC事業やオンラインサービス、またスマートフォンのアプリも含めて技術的な進化を授業活動に組み込めます。
お問い合わせはこちら